Zásady zpracování osobních údajů

Účinné od 3. 10. 2026.

Text se připravuje a zatím není účinný: chybí v něm údaje provozovatele označené hranatými závorkami. Dokud je nedoplníme, nejde založit účet.

Tady najdete, jaké údaje mojefaktura.eu zpracovává, proč, jak dlouho a komu je předává.

Kdo údaje zpracovává

Správcem je [doplnit obchodní firmu nebo jméno provozovatele], [doplnit sídlo], [doplnit IČO, případně DIČ a zápis v rejstříku], e-mail [doplnit kontaktní e-mail]. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme, protože nám to zákon neukládá.

U vlastního účtu jsme správce: rozhodujeme, co je k provozu potřeba. U údajů vašich odběratelů, které do služby vložíte, jsme zpracovatel a řídíme se vašimi pokyny; podmínky jsou na konci téhle stránky.

Údaje uživatele služby

Co zpracováváme	Proč	Právní základ
E-mail, jméno a otisk hesla	Účet, přihlášení, obnova hesla, potvrzení adresy	Plnění smlouvy
Čas registrace a verze přijatých podmínek	Doklad o tom, které znění podmínek a zpracovatelské smlouvy jste přijali	Oprávněný zájem na doložení smluvního vztahu
Údaje vaší firmy: název, adresa, IČO, DIČ, kontakt, bankovní spojení, logo a podpis	Vystavení dokladu a jeho náležitosti	Plnění smlouvy
Záznamy o přihlášení: adresa IP, popis prohlížeče, čas, otisk tokenu známého prohlížeče	Bezpečnost účtu, rozpoznání známého prohlížeče, obrana proti hádání hesel	Oprávněný zájem na zabezpečení služby
Záznam o odeslání dokladu: adresa příjemce, předmět, text	Doklad o tom, kam a kdy doklad odešel	Oprávněný zájem na doložení odeslání
Zácvik výslovnosti hlasového asistenta: text, jak vám zařízení přepsalo vzorové věty povelů, verze textu souhlasu, čas udělení a případně odvolání souhlasu	Rozpoznání vaší výslovnosti hlasovým asistentem; jen pokud v nácviku výslovně souhlasíte. Nahrávku hlasu ani hlasový otisk neukládáme, řeč převádí na text vaše zařízení.	Souhlas; odvoláte ho v asistentovi volbou „Smazat můj zácvik"
Nastavení hlasového asistenta a vlastní povely: volby mikrofonu a hlasových odpovědí, vámi zadané věty povelů, odpovědi a kroky (text k vložení, adresy stránek), čas změny	Aby asistent pracoval podle vašeho nastavení na všech zařízeních; jen pokud nastavení sami změníte. Povely vyhodnocuje váš prohlížeč, žádná AI ani jiný zpracovatel. Do povelů nezadávejte údaje, které tam nepotřebujete.	Plnění smlouvy, funkce, o kterou žádáte
Provozní záznamy serveru: adresa IP, čas a cesta požadavku, při chybě odeslání i adresa příjemce	Provoz, hledání chyb a obrana proti zneužití	Oprávněný zájem na provozu služby

Proti zpracování z oprávněného zájmu můžete podat námitku; posoudíme ji a buď zpracování ukončíme, nebo vám vysvětlíme, proč převažuje.

E-mail a heslo jsou nutné k uzavření a plnění smlouvy; bez nich účet nevznikne. Údaje firmy potřebujete pro náležitosti dokladu, ostatní vyplňujete dobrovolně. Jako adresa pro odpověď odchází odběrateli e-mail firmy, a když ho nevyplníte, e-mail vašeho účtu.

Přijaté doklady a návrhy podle historie

Nahrajete-li přijatý doklad, uchováme jeho původní PDF, PNG nebo JPEG, kontrolní otisk a vámi vyplněné údaje u zvolené firmy. Údaje ani soubory pro tuto funkci neposíláme externí AI. Návrh kategorie vzniká z předchozích ručně zkontrolovaných dokladů stejné firmy, dodavatele a měny.

Doklad zůstává v aplikaci do vašeho odstranění. Tlačítkem Odstranit smažete jeho originál i vyplněné údaje z aktivní databáze; dříve stažené exporty ani zálohy tím nezaniknou. Kontrola údajů není zaúčtováním ani potvrzením daňové správnosti.

Banka, účetní předání a spolupráce

Při importu bankovního výpisu ukládáme jeho název, kontrolní otisk a strukturované pohyby včetně účtu, částky, data, symbolů a zprávy. Původní soubor neuchováváme. Nepotvrzený náhled můžete zahodit. Potvrzená vazba na úhradu zůstává u dokladu.

Účetní předání uchovává neměnný snímek vybraných dokladů a úhrad, čas vytvoření a osobu, která předání vytvořila nebo převzala. Vlastník může ke konkrétní firmě přidat ověřeného uživatele jako čtenáře nebo účetní a přístup později odebrat. Zaznamenáváme udělení, změnu a odebrání přístupu. Odebrání neznepřístupní kopie, které si spolupracovník již stáhl.

Pravidla opakování uchovávají kopii zvoleného vzoru. Upomínky obsahují adresáta, zbývající částku, text a historii schválení a výsledku odeslání. Běh automatizace připravuje koncepty a návrhy; upomínku odesíláte až po kontrole a potvrzení. Tyto funkce nezapojují externí AI ani nepřistupují přímo k vašemu bankovnímu účtu.

Jak dlouho údaje držíme

Účet a jeho obsah po dobu, kdy službu používáte. Po zrušení účtu data smažeme bez zbytečného odkladu.
Účet, jehož adresu nikdo nepotvrdil, mažeme po 96 hodinách od registrace, obvykle během dalších šesti hodin; když si mezitím necháte poslat nový potvrzovací odkaz, až po jeho vypršení. Registrace cizí adresy tak nezanechá trvalý záznam.
Přepisy zácviku výslovnosti do odvolání souhlasu, nejdéle do zrušení účtu; odvoláním se hned smažou. Záznam o udělení a odvolání souhlasu (verze textu a časy) držíme jako doklad do zrušení účtu.
Nastavení hlasového asistenta a vlastní povely, dokud je nesmažete (jednotlivě nebo volbou „Smazat moje nastavení a povely"), nejdéle do zrušení účtu.
Relace přihlášení nejvýš 30 dní, po 7 dnech nečinnosti dřív; známé prohlížeče nejvýš rok. Maže se to automaticky, obvykle do 6 hodin.
Odkaz na obnovu hesla platí 2 hodiny, odkaz na potvrzení adresy 48 hodin. Záznam o použitém nebo prošlém odkazu mažeme automaticky, obvykle do šesti hodin.
Provozní záznamy serveru se přepisují, jakmile dosáhnou 30 MB, a zanikají s každým nasazením nové verze služby. Tokeny z adres sdílených dokladů a odkazů v nich neukládáme.
Zálohujeme denně a zálohy šifrujeme. Na serveru držíme posledních sedm, kopie uložené mimo server nejvýš dvanáct měsíců. Data smazaná z aplikace tak ze záloh zmizí nejpozději do dvanácti měsíců; ze zálohy je obnovujeme jen po havárii služby.

Doklady musí plátce daně podle zákona o dani z přidané hodnoty uchovávat deset let; neplátce se řídí zákonem o účetnictví nebo pravidly daňové evidence. Povinnost má vystavitel, ne služba, proto si doklady před zrušením účtu stáhněte.

Komu údaje předáváme

Komu	Co a proč
netcup GmbH (server v Evropské unii)	Provoz serveru, na kterém aplikace a databáze běží. Server je v Evropské unii.
ARES, Ministerstvo financí	Při vyhledání firmy podle IČO se dotazujeme veřejného rejstříku. Odchází jen zadané IČO, žádný údaj o vás.
Česká národní banka	Denní kurz pro doklady v cizí měně. Odchází jen datum, žádné osobní údaje.

Odesílání e-mailů zatím není zapnuté, takže žádné zprávy neodcházejí ani poskytovateli pošty. Až se zapne, doplníme ho do tabulky výše.

Mimo Evropskou unii údaje nepředáváme. Službu nepoužíváme k profilování ani k automatizovanému rozhodování a nepoužíváme v ní umělou inteligenci, analytiku ani reklamní nástroje.

Jak údaje chráníme

Spojení je šifrované, hesla ukládáme jen jako otisk algoritmem Argon2 a přístup k serveru mají jen oprávněné osoby provozovatele, poskytovatel hostingu pouze v rozsahu své smlouvy. Doklad sdílený odkazem otevře každý, kdo odkaz zná, a odkaz platí, dokud ho nezrušíte; posílejte ho proto jen tomu, komu má patřit.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, na opravu, na výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost a na námitku proti zpracování z oprávněného zájmu. Napište nám na [doplnit kontaktní e-mail]; vyřídíme to do měsíce. Když vám naše odpověď nebude stačit, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, Praha 7.

Většinu údajů si opravíte sami v nastavení firmy a u odběratelů. Účet i data smažeme na vaši žádost bez zbytečného odkladu; tlačítko v aplikaci zatím není, žádost vyřizujeme ručně a potvrdíme si ji zprávou na registrovanou adresu.

Zpracování údajů vašich odběratelů

Když do služby vložíte údaje odběratelů, jste jejich správce vy a my jsme zpracovatel. Tahle část je zpracovatelská smlouva podle článku 28 nařízení GDPR a uzavíráte ji spolu s obchodními podmínkami.

Předmět a doba: zpracováváme údaje odběratelů po dobu, kdy službu používáte, a jen kvůli ní.
Rozsah a subjekty: jde o vaše odběratele a jejich kontaktní osoby. Zpracováváme jejich název, adresu, IČO, DIČ, e-mail, telefon, poznámku u odběratele, údaje na dokladech a záznam o tom, kam a kdy doklad odešel.
Povaha a účel: údaje ukládáme, zobrazujeme, sázíme do PDF, odesíláme e-mailem a zpřístupňujeme odkazem, který vytvoříte. Děláme to podle vašich pokynů daných používáním služby a podle těchto podmínek, a to i pokud jde o předání do třetí země; takové předání bez vašeho pokynu neděláme. Pokud by pokyn odporoval právním předpisům, upozorníme vás. Kdyby nám zpracování uložil právní předpis, oznámíme vám to předem, pokud to ten předpis nezakazuje.
Mlčenlivost a zabezpečení: přístup k údajům mají jen osoby vázané mlčenlivostí a přijímáme opatření popsaná výše.
Další zpracovatelé: zapojujeme ty uvedené v tabulce výše a ukládáme jim stejné povinnosti, jaké máme my; za jejich plnění vám odpovídáme. Změnu vám oznámíme předem a můžete proti ní podat námitku; pokud na ní budete trvat, můžete službu přestat používat.
Pomoc vám: pomůžeme vám vyřídit žádosti odběratelů o přístup, opravu nebo výmaz a splnit povinnosti při zabezpečení a při porušení ochrany údajů. Porušení vám oznámíme bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozvíme. Poskytneme vám také informace potřebné pro posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a pro případnou předchozí konzultaci s dozorovým úřadem.
Konec: po zrušení účtu údaje smažeme, nebo je na vaši volbu nejdřív předáme vám; ze šifrovaných záloh zmizí nejpozději do dvanácti měsíců. Uchováme jen to, co nám ukládá právní předpis. Doklady si proto předem stáhněte.
Doložení: na vyžádání vám doložíme, jak povinnosti plníme, a umožníme audit nebo kontrolu provedenou vámi nebo auditorem, kterého pověříte. Termín a rozsah dohodneme tak, aby audit nenarušil provoz a bezpečnost údajů ostatních uživatelů.

Změny

Když se zpracování změní, upravíme tuhle stránku a podstatnou změnu oznámíme nejméně 30 dní předem e-mailem nebo v aplikaci.